ALGEMENE VOORWAARDEN

DEFINITIE

In deze Algemene Voorwaarden wordt onder “Tekom” verstaan: de onderneming Tekom Vertalers, gevestigd aan de Opaallaan 1180, 2132 LN te Hoofddorp.

ARTIKEL 1 – ALGEMEEN

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen Tekom en de opdrachtgever, met uitsluiting van door de opdrachtgever gehanteerde (algemene) voorwaarden, tenzij Tekom met de toepassing daarvan schriftelijk heeft ingestemd.

ARTIKEL 2 – OFFERTES EN TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST

2.1 Algemene aanbiedingen en prijsopgaven van Tekom zijn vrijblijvend.
2.2 Prijsopgaven en opgegeven termijnen kunnen altijd worden herroepen indien Tekom vóór de opgaaf de volledige te vertalen of te bewerken tekst nog niet heeft kunnen inzien. De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke of mondelinge aanvaarding door de opdrachtgever van de offerte van Tekom of – indien geen offerte is uitgebracht – door schriftelijke bevestiging door Tekom van een door de opdrachtgever verstrekte opdracht.
2.3 Tekom mag als zijn opdrachtgever beschouwen degene die de opdracht aan Tekom heeft gegeven, tenzij deze daarbij uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven te handelen op last, uit naam en voor rekening van een derde en mits naam en adres van deze derde tegelijkertijd aan Tekom zijn verstrekt.
2.4 Afspraken gemaakt en toezeggingen gedaan door vertegenwoordigers of personeel van Tekom binden Tekom pas nadat deze uitdrukkelijk schriftelijk door Tekom zijn bevestigd.
2.5 Indien Tekom er in redelijkheid aan twijfelt of de opdrachtgever in staat zal zijn diens betalingsverplichtingen na te komen, is Tekom gerechtigd, alvorens aan te vangen met uitvoering van de opdracht of uitvoering daarvan voort te zetten, van de opdrachtgever afdoende zekerheid te verlangen.

ARTIKEL 3 – WIJZIGING EN ANNULERING VAN OPDRACHTEN

3.1 Indien de opdrachtgever na de totstandkoming van de overeenkomst wijzigingen anders dan van geringe aard aanbrengt in de opdracht, is Tekom gerechtigd de leveringstermijn en/of het honorarium aan te passen of de opdracht alsnog te weigeren. In het laatste geval is de opdrachtgever gehouden tot betaling van het reeds uitgevoerde deel van de opdracht en is het in lid 3 van dit artikel bepaalde van overeenkomstige toepassing.
3.2 Indien een opdracht door de opdrachtgever wordt geannuleerd, is de opdrachtgever gehouden tot volledige betaling van het reeds uitgevoerde gedeelte van de opdracht. Bovendien dient de opdrachtgever, indien van toepassing, een vergoeding te betalen, op basis van een uurtarief, voor reeds uitgevoerde researchwerkzaamheden voor het overige gedeelte. Tekom stelt het reeds vervaardigde werk desgewenst ter beschikking van de opdrachtgever. Voor de kwaliteit van het geleverde wordt in dat geval
niet ingestaan.
3.3 Indien Tekom voor de uitvoering van de geannuleerde opdracht tijd heeft gereserveerd, kan de opdrachtgever een vergoeding van 50% van het honorarium voor het niet uitgevoerde gedeelte van de opdracht in rekening worden gebracht.

ARTIKEL 4 – UITVOERING VAN OPDRACHTEN EN GEHEIMHOUDING

4.1 Tekom is gehouden de opdracht naar beste weten en kunnen en met de nodige deskundigheid uit te voeren, rekening houdend met het door de opdrachtgever gespecificeerde doel van de door Tekom te vertalen of bewerken tekst(en).
4.2 Tekom zal de door de opdrachtgever beschikbaar gestelde informatie vertrouwelijk behandelen voor zover dit mogelijk is in verband met de uitvoering van de opdracht. Tekom zal zijn medewerkers tot geheimhouding verplichten. Tekom is evenwel niet aansprakelijk voor schending van de geheimhoudingsplicht door deze medewerkers indien Tekom aannemelijk kan maken deze schending niet te hebben kunnen verhinderen.
4.3 Tenzij uitdrukkelijk het tegendeel is overeengekomen, heeft Tekom het recht een opdracht (mede) door derden te laten uitvoeren, onverminderd de verantwoordelijkheid van Tekom voor de vertrouwelijke behandeling en de deugdelijke uitvoering van de opdracht. Tekom zal de bedoelde derde tot geheimhouding verplichten. Tekom is evenwel niet aansprakelijk voor schending van de geheimhoudingsplicht door deze derden indien Tekom aannemelijk kan maken deze schending niet te hebben kunnen verhinderen.
4.4 De opdrachtgever is gehouden om op verzoek, indien mogelijk, een inhoudelijke toelichting op de te vertalen tekst te geven en, indien aanwezig, relevante documentatie en terminologie ter beschikking van Tekom te stellen. Verzending van bedoelde informatie geschiedt steeds voor rekening en risico van de opdrachtgever.

ARTIKEL 5 – LEVERINGSTERMIJN EN TIJDSTIP VAN LEVERING

5.1 De overeengekomen leveringstermijn is een streeftermijn, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Zodra Tekom constateert of verwacht dat tijdige levering niet mogelijk is, is Tekom gehouden de opdrachtgever daarvan onverwijld in kennis te stellen.
5.2 Bij toerekenbare overschrijding door Tekom van de uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen leveringstermijn, is de opdrachtgever gerechtigd tot eenzijdige ontbinding van de overeenkomst, mits op de uitvoering in redelijkheid niet langer kan worden gewacht. Tekom is in dat geval niet gehouden tot enige schadevergoeding. Deze ontbinding laat onverlet de gehoudenheid van de opdrachtgever tot betaling van het reeds uitgevoerde deel van de opdracht.
5.3 De levering wordt geacht te hebben plaatsgehad op het tijdstip van verzending. Als tijdstip van verzending geldt het moment van terpostbezorging, afgifte aan de koerier of, bij elektronische verzending (e-mail, ftp, enz.), het moment waarop het medium de verzending heeft voltooid.
5.4 In verband met de uitvoering van de overeenkomst door Tekom is de opdrachtgever gehouden al datgene te doen wat redelijkerwijs nodig of wenselijk is om tijdige levering door Tekom mogelijk te maken.
5.5 De opdrachtgever is gehouden zijn volledige medewerking te verlenen aan de aflevering van de krachtens de overeenkomst met Tekom verrichte prestatie. De Opdrachtgever zal ook zonder daartoe te zijn aangemaand in verzuim zijn indien hij de prestatie weigert in ontvangst te nemen, in welk geval het in artikel 6.5 bepaalde van overeenkomstige toepassing is.

ARTIKEL 6 – HONORARIUM EN BETALING

6.1 Het honorarium is in beginsel gebaseerd op een bij Tekom geldend woord- of uurtarief, tenzij anders overeengekomen. Tekom kan naast het honorarium tevens de verschotten, verbonden aan de uitvoering van de opdracht, aan de opdrachtgever in rekening brengen. Voor iedere opdracht kan een minimumtarief per talencombinatie in rekening gebracht worden.
6.2 De prijs die Tekom voor de te verrichten prestatie heeft opgegeven, geldt uitsluitend voor de prestatie conform de overeengekomen specificaties.
6.3 Tekom is gerechtigd de overeengekomen prijs te verhogen wanneer door de opdrachtgever extra bewerkelijke tekst, onduidelijke kopij, ondeugdelijke computerprogrammatuur of databestanden worden aangeleverd die Tekom tot meer werkzaamheden of kosten noodzaken dan Tekom bij het aangaan van de overeenkomst redelijkerwijs mocht verwachten. Bovenstaande opsomming is niet limitatief.
6.4 Alle bedragen worden vermeld exclusief BTW.
6.5 Declaraties dienen uiterlijk binnen 30 kalenderdagen na de factuurdatum (of binnen de door Tekom schriftelijk opgegeven andere termijn), zonder enige korting, verrekening of opschorting netto te worden voldaan in de valuta waarin de declaratie is gesteld. Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever onmiddellijk en zonder ingebrekestelling in verzuim, in welk geval de opdrachtgever over het factuurbedrag de wettelijke rente, vermeerderd met 2 procentpunten, verschuldigd is vanaf de datum van verzuim tot aan het moment van volledige voldoening.
6.6 Indien de opdrachtgever met tijdige betaling in gebreke blijft, is Tekom gerechtigd buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

ARTIKEL 7 – RECLAMES EN GESCHILLEN

7.1 De opdrachtgever dient klachten over het geleverde zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk tien werkdagen na levering, schriftelijk aan Tekom kenbaar te maken. Het uiten van een klacht ontslaat de opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichting.
7.2 Indien de opdrachtgever de juistheid van bepaalde vertaaloplossingen in twijfel trekt en Tekom om commentaar vraagt en indien Tekom vervolgens aannemelijk kan maken dat de gegeven vertalingen niet onjuist zijn, is Tekom gerechtigd de in verband daarmee gewerkte extra uren en overige gemaakte kosten volledig aan de opdrachtgever in rekening te brengen. Indien de opdrachtgever na verloop van de in lid 7.1 genoemde termijn geen klachten heeft geuit, wordt hij
geacht het geleverde volledig te hebben geaccepteerd en worden reclames uitsluitend in behandeling genomen indien Tekom zulks om hem moverende redenen wenselijk acht. Wijziging door Tekom van enig gedeelte van de vertaalde of bewerkte tekst op verzoek van de opdrachtgever houdt niet in dat Tekom erkent dat een ondeugdelijke prestatie is geleverd.
7.4 Indien de klacht gegrond is, is Tekom gerechtigd het geleverde binnen redelijke tijd te verbeteren of te vervangen; indien Tekom redelijkerwijs niet aan het verlangen tot verbetering of vervanging kan voldoen, kan het een reductie op de prijs verlenen.
7.5 Het recht van de opdrachtgever om reclames in te dienen vervalt indien de opdrachtgever het gedeelte van het geleverde waarop de klacht betrekking heeft, heeft bewerkt of doen bewerken, ongeacht of hij het geleverde vervolgens aan een derde heeft doorgeleverd.

ARTIKEL 8 – AANSPRAKELIJKHEID EN VRIJWARING

8.1 Tekom is uitsluitend aansprakelijk jegens de opdrachtgever voor schade die het directe en aantoonbare gevolg is van een aan Tekom toerekenbare tekortkoming. Tekom is nimmer aansprakelijk voor alle andere vormen van schade, zoals indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, vertragingsschade en gederfde winst.
8.2 De aansprakelijkheid van Tekom is in ieder geval beperkt tot de factuurwaarde, exclusief BTW, van het reeds gefactureerde en/of geleverde gedeelte van de desbetreffende opdracht. De aansprakelijkheid van Teko is bovendien in alle gevallen gelimiteerd tot een bedrag van EUR 45.000,- per gebeurtenis of per samenhangende reeks van gebeurtenissen.
8.3 Dubbelzinnigheid van de te vertalen tekst ontheft Tekom van iedere aansprakelijkheid.
8.4 De beoordeling van de vraag of (het gebruik van) een te vertalen of te bewerken tekst of de door Tekom geleverde vertaling of bewerking daarvan bepaalde risico’s voor letselschade behelst, blijft geheel voor rekening en risico van de opdrachtgever.
8.5 Tekom is niet aansprakelijk voor beschadiging of verlies van de ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst ter beschikking gestelde documenten, informatie of informatiedragers. Tekom is evenmin aansprakelijk voor kosten en/of schade ontstaan ten gevolge van het gebruik van informatietechnologie en telecommunicatiemiddelen of ten gevolge van het transport of de verzending van informatie(dragers) of de aanwezigheid van computervirussen in door Tekom geleverde bestanden of informatiedragers.
8.6 De opdrachtgever vrijwaart Tekom tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van het geleverde.
8.7 De opdrachtgever vrijwaart Tekom tevens tegen alle aanspraken van derden wegens beweerde inbreuk op eigendoms, octrooi-, auteurs- of andere intellectuele eigendomsrechten in verband met de uitvoering van de overeenkomst.

ARTIKEL 9 – ONTBINDING EN OVERMACHT

9.1 Indien de opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen voldoet, indien de opdrachtgever failliet verklaard is of diens faillissement wordt aangevraagd, indien de opdrachtgever surseance van betaling heeft aangevraagd of deze aan hem is verleend, indien ten aanzien van de opdrachtgever de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard of ingeval van liquidatie van het bedrijf van de opdrachtgever, is Tekom, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, bevoegd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden dan wel de uitvoering daarvan op te schorten. Tekom kan alsdan onmiddellijke voldoening van het hem toekomende vorderen.
9.2 Indien Tekom door omstandigheden die niet voor zijn risico komen of die buiten zijn macht liggen niet meer aan zijn verplichtingen kan voldoen, heeft het vertaalbureau, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, het recht de overeenkomst te ontbinden. Als zodanige omstandigheden (overmacht) gelden in ieder geval – doch niet uitsluitend – brand, ongeval, ziekte, werkstaking, oproer, oorlog, terroristische aanslagen, transportbelemmeringen, maatregelen van overheidswege, storingen in de
dienstverlening van internetaanbieders, nalatigheid van leveranciers of andere omstandigheden waarop Tekom geen invloed kan uitoefenen.
Indien Tekom ten gevolge van overmacht de verdere uitvoering van de overeenkomst moet staken, behoudt het wel het recht op vergoeding van de tot dat tijdstip uitgevoerde werkzaamheden en de gemaakte kosten en betaalde verschotten.

ARTIKEL 10 – AUTEURSRECHT

10.1 Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen, gaan de auteursrechten op door Tekom vervaardigde vertalingen over op de opdrachtgever op het moment dat deze al zijn financiële en overige verplichtingen jegens Tekom met betrekking tot de betreffende opdracht volledig is nagekomen.
10.2 Bij het maken van vertalingen kan als hulpmiddel gebruik worden gemaakt van zogenaamde vertaalgeheugens, AI en machine vertalingen. Tekom garandeert dat bij opslag in en hergebruik uit het vertaalgeheugen van delen van de brontekst geen vertrouwelijke informatie zal worden gereproduceerd. Voor zover er rechten, zoals auteursrechten en of databankrechten, voortvloeien uit het gebruik van het vertaalgeheugen, behoren deze toe aan Tekom, tenzij anders overeengekomen.

ARTIKEL 11 – TOEPASSELIJK RECHT

11.1 Op alle rechtsbetrekkingen tussen de opdrachtgever en Tekom is Nederlands recht van toepassing.

ARTIKEL 12 – PRIVACYBEPALING

12.1 Algemeen
a. Tekom werkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG, en verzamelt alleen de persoonsgegevens waarvoor zij een grondslag voor de verwerking heeft.
b. Voordat de opdrachtgever een vertaalopdracht verstrekt verwerkt Tekom alleen persoonsgegevens noodzakelijk voor het uitbrengen van een offerte.
c. Uiterlijk bij de offerte zal de opdrachtgever worden verzocht om de vertaalopdracht in te delen in de volgende categorieën:
Categorie 1: hoog risico
Soort: De opdracht bevat persoonsgegevens die van zeer gevoelige aard zijn, zoals strafrechtelijke gegevens en medische gegevens.
Groep: beperkt tot de feitelijke vertaler en een persoon binnen Tekom
Beveiliging: – zeer beperkte inzagerechten – opslag vindt geanonimiseerd c.q. gepseudonimiseerd plaats – handhaving strikte bewaartermijn – verwerking uitsluitend binnen de EER
Categorie 2: gemiddeld risico
Soort: De opdracht bevat persoonsgegevens die van gevoelige aard zijn en die door de wet als bijzondere persoonsgegevens worden gekwalificeerd, met uitzondering van medische gegevens, of hebben betrekking op een persoon die bekend is c.q. hebben betrekking op een persoon of geschil die in de maatschappij tot consternatie kan leiden.
Groep: beperkt tot een kleine groep van maximaal 5 personen, allen op basis van need to know
Beveiliging: – beperkte inzagerechten – opslag hoeft niet geanonimiseerd c.q. gepseudonimiseerd plaats te vinden maar mag wel – handhaving bewaartermijn – verwerking uitsluitend binnen de EER en de landen met een adequaatheidsbeslissing
Categorie 3: normaal risico
Soort: De opdracht bevat persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats.
Groep: beperkt tot een groep binnen het vertaalbureau én de feitelijke vertaler
Beveiliging: – inzagerechten intern niet beveiligd – opslag vindt normaal plaats – handhaving bewaartermijn – verwerking mag wereldwijd binnen de kaders van de AVG
d De kosten van de vertaalopdracht zijn mede afhankelijk van de keuzes die de opdrachtgever vooraf maakt zoals
i. de categorie-indeling;
ii. het verzoek om de persoonsgegevens te anonimiseren c.q. te pseudonimiseren;
iii. afwijkende bewaartermijnen;
iv. teruggave of vernietiging van persoonsgegevens.
Tekom draagt er zorg voor dat haar medewerkers door middel van voortdurende educatie op de hoogte zijn van het AVG-compliant werken met persoonsgegevens. Bovendien heeft Tekom strikte geheimhouding en boetes opgenomen in de contracten met de medewerkers die met persoonsgegevens werken.
f. Tekom zorgt er tevens voor dat zij de passende technische maatregelen neemt en up to date houdt om persoonsgegevens adequaat te beveiligen.
g. Tekom controleert de door haar ingeschakelde derden op het voldoen aan de AVG en stelt desgewenst extra waarborgen om de veiligheid van persoonsgegevens kunnen bewerkstelligen.
h. Tekom deelt persoonsgegevens niet met buitenlandse partijen, tenzij zij daartoe wettelijk wordt verplicht of opdrachtgever toestemming verleent om een vertaalopdracht in het buitenland uit te voeren.
i. Opdrachtgevers kunnen via het Formulier Rechten van betrokkenen hun rechten onder de AVG uitoefenen.
Tekom streeft ernaar elk verzoek binnen vier weken af te handelen.

12.2 Datalek
Indien ondanks alle zorgvuldigheid van Tekom persoonsgegevens verloren gaan of door onbevoegden worden ingekeken (datalek), dan stelt Tekom opdrachtgever hiervan spoedig, doch in ieder geval binnen de door partijen afgesproken termijn, op de hoogte. Tekom zal zich inspannen om schade als gevolg van het datalek te minimaliseren en voor zover mogelijk ongedaan te maken. Op verzoek zal Tekom de opdrachtgever bijstaan bij het melden van een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel aan de betrokkenen. Een datalek ontslaat de opdrachtgever niet van haar verplichtingen uit de overeenkomst met Tekom, tenzij de opdrachtgever kan aantonen c.q. aannemelijk maken dat er sprake is van grove schuld of nalatigheid van Tekom.

12.3 Bewaartermijnen
Tekom zal persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de tussen partijen afgesproken vertaalopdracht, tenzij
a. de opdrachtgever toestemming verleent voor een langere bewaartermijn.
b. Tekom op grond van wettelijke bepalingen tot een langere bewaartermijn wordt verplicht.